"Сохранение информации — это не только долг,

но и привилегия, позволяющая нам быть

 хранителями времени, памяти"

Сегодня трудно переоценить значение архивного дела на современном этапе как в масштабах государства, так и для отдельного человека. Архивы можно назвать многовековой памятью человечества, они вечные хранители памяти поколений, истории, где находят пристанище документы, имеющие непреходящую историческую и культурную ценность. Архивисты района не просто хранят документы, а стараются сохранить память о людях, событиях и достижениях, которые формируют наше прошлое и, соответственно, наше настоящее и будущее.

Благодаря добросовестной работе нескольких поколений вот уже более 86 лет формирует Усть-Таркский архив документальную историю района. Каждый год ставит перед нами новые задачи, требующие не только профессионализма, ответственности, но и творческого подхода к решению возникающих вопросов. В этом контексте отчет о деятельности отдела архивной службы за прошедший год представляет собой не просто свод цифр и фактов, но и отражение нашей общей работы, усилий и достижений.

В условиях стремительного развития технологий и постоянного роста объемов информации, задача хранения и обработки архивных данных становится особенно актуальной.  Наш архив -  это не просто хранилище документов, а ключевой ресурс, который обеспечивает прозрачность и   доступность документов к важнейшей информации, необходимой для различных сфер жизни общества, для заявителей.

Архивная служба района сегодня – это отдел архивной службы администрации района и 47 организаций различных форм собственности (муниципальной, частной, государственной), создающих документы постоянного срока хранения, которые имеют социальное, экономическое значение и являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации. Работе с ними уделяется большое внимание: проводятся плановые проверки с целью предупреждения и профилактики нарушений, в ходе которых разъясняются нормы законодательства, обучающие семинары, дни открытых дверей, ответственным за делопроизводство и архивы оказывается необходимая методическая помощь при составлении номенклатур и описей дел.

Благодаря труду коллектива и достижениям предшественников в архиве сформировано 141 фонд, 29473 ед. хр. за 1928–2020 гг., в том числе 18269 ед. хр. управленческой документации, 10098 ед. хр. документов по личному составу, 48 ед. хр. документов личного происхождения, 753 ед. хр. фото- и 45 ед. хр. видеодокументов, 260 ед. хр. фотодокументов на электронных носителях. И каждая единица хранения очень важна и нужна, чтобы принести пользу или же сохранить историю для потомков…

В целях выполнения плановых показателей отделом архивной службы проведен комплекс организационных, технических и технологических мероприятий, направленных на обеспечение хранения, своевременного упорядочения и комплектования, а также использование документов Архивного фонда.

1 октября 2023 г. 36 архивных органов и учреждений Новосибирской области перешли на новое программное обеспечение – государственной информационной системе Новосибирской области «Цифровая архивная платформа», где хранятся цифровые копии документов в едином цифровом пространстве с соблюдением требований по защите информации ограниченного доступа.

Отдел архивной службы столкнулся с новыми задачами, связанными с изменениями в законодательстве и требованиями пользователей, увеличением объема документов. Однако, несмотря на все трудности, сотрудники проявляют высокий уровень исполнительности. Продолжалась работа по внедрению современных технологий, которые оптимизируют процессы обработки информации и взаимодействия с заявителями. Включение современных технологий в процессы хранения и обработки документов позволило нам не только повысить эффективность работы, но и улучшить доступность архивных материалов для пользователей.

Важным направлением в работе архива является исполнение социально-правовых и тематических запросов, которых в среднем за год поступает около тысячи. Они касаются подтверждения трудового стажа, уточнения размера заработной платы, что необходимо для начисления пенсии, в том числе льготной, фактов работы в годы Великой Отечественной войны. На протяжении последних лет заметна тенденция сокращения количества социально-правовых запросов. Так, в 2024 г. их поступило 685, в 2023 г. – 752, в 2022 г. – 850. Это связано главным образом с увеличением с 2019 г. возраста выхода граждан на страховую пенсию и, соответственно, сокращением обращений в архивы за получением документов для ее оформления.

Количество тематических запросов остается на уровне прошлых лет (170). Но их распределение внутри этой группы меняется: стало больше запросов граждан имущественного характера (в связи с вступлением в наследство), о подтверждении родства для обращения в суд (оно прослеживается по похозяйственным книгам); заметен интерес к генеалогическим исследованиям.

Оперативному исполнению запросов способствуют существующие в архиве разнообразные справочно-поисковые средства. Теперь они создаются с помощью информационных технологий, которые прочно вошли в жизнь российских архивов, в том числе Усть-Таркского. Уже несколько лет работает собственный сайт архива с описями дел хранящихся фондов. Пользователи могут просматривать их дистанционно через интернет, заказывать архивные справки, выписки и копии, связанные с социальной защитой, пенсионным обеспечением, необходимые для получения льгот и компенсаций.

Через Единый портал государственных и муниципальных услуг можно оформить услугу «Получение архивных справок, выписок и копий, связанных с социальной защитой, пенсионным обеспечением, необходимых для получения льгот и компенсаций». Для этого нужно заполнить заявление в личном кабинете портала, приложить копии документов, путём загрузки на портал сканкопий, нажать на команду подачи заявления и отслеживать ход его исполнения в режиме реального времени на портале или в мобильном приложении.

Архивные документы можно изучать на открытом в 2020 г. интернет-портале «Мультимедийный архив Новосибирской области», на котором представлены документы, выставки, информация архивных органов и учреждений области, а в его наполнении активно участвуют муниципальные архивы.

Через раздел «Сервис доступа к образам архивных документов» пользователи получают возможность удаленного просмотра скан-образов метрических книг, книг записей актов гражданского состояния, созданных на территории региона по 1925 г. Кроме того, на интернет-портале есть разделы «Тематические выставки», «Этот день в истории», «Лента событий», «Видеоматериалы», «Электронная библиотека», «Тематические базы данных», «Картографические материалы», «Проекты и партнеры», «Архивы – школе».

В разделе «Тематические базы данных» находятся уникальные оцифрованные документы фондов государственного и муниципальных архивов области, в том числе по двум темам периода Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.: о лицах, награжденных в те годы, и лицах, эвакуированных в период войны. К военному времени относятся также отсканированные газеты, размещенные в разделе «Электронная библиотека».

Архивисты, активно участвуя в наполнении интернет-портала, в 2024 году передали фотодокументы, а также скан-образы документов на традиционной бумажной основе о Почетных гражданах района.

Перевод документов в электронный формат в архиве начался с 2012 года. В общей сложности оцифровано 135 фондов, 19 114 ед. хр., из них 1608 ед. хр. в 2024 г. Интернет-портал востребован: количество посещений на основании показателей счетчика за 2024 г. составило около 1,2 тыс. посетителей.

Традиционно архив пропагандирует документы в рамках выставочных проектов, в том числе электронных, как правило, в связи с юбилейными и памятными датами. В состав экспонируемых комплексов включаются фотографии. Среди проектов этого года – «Непокоренный Ленинград», «Усть-Таркский район в годы войны 1941–1945», «В сердцах и книгах память о войне», «Целина – это подвиг труда» и т.д. Они демонстрируются на уроках мужества/памяти в школах («Ты в нашей памяти и сердце, Сталинград», «Детские дома Усть-Таркского района в годы войны»). Для учащихся также готовятся выставки по информационным темам, например, «Что нужно знать о выборах», «Кто такой избиратель?», викторина «Символы побед», интеллектуальная игра «День Конституции». Ряд информационных материалов создается по обращениям органов местного самоуправления, организаций, средств массовой информации («У блокады женское лицо», «Районная газета – это летопись родного края и «зеркало» нашей истории», «Наши земляки – защитники Сталинграда», «История органов прокуратуры» и др.). С целью популяризации документов, знакомства с историей района организуются экскурсии в отдел.

Еще одно направление в сфере использования архивных документов – организация работы исследователей. Для них выделено рабочее место с доступом в интернет. В течение 2024 года отдел архивной службы посетило 6 пользователей архивной информации (в том числе 4 обучающихся Усть-Таркской школы для участия в исследовательских работах, проектах «Дети и война». «Украденное детство» (по архивным фондам: Угуйского; Еланского; Щербаковского детских домов), «Целина в истории Усть-Таркского района», посвященные 70-летию освоения целинных и залежных земель, Костенко Федор Дмитриевич – наш земляк, герой Советского Союза, приуроченные к 90-летию со дня учреждения звания Героя Советского Союза).

Все проводимые архивом мероприятия освещаются на официальном сайте администрации района, страничке отдела архивной службы и на сайте Управления государственной архивной службы Новосибирской области.

Подведены итоги работы, проанализированы достигнутые успехи. Совместными усилиями продолжим и далее добиваться значительных результатов и обеспечивать доступность информации для всех пользователей. Ведь сотрудники архива - хранители времени и памяти, и именно от нас зависит, как будет выглядеть наследие района в будущем.

Отдел архивной службы

администрации Усть-Таркского района